Wie Kassenwarte mithilfe einfacher Programme ihre Verwaltung effizienter gestalten können
Statistisch gesehen ist jeder Deutsche Mitglied in mindestens einem der mehr als 500.000 Vereine, die in der Bundesrepublik gemeldet sind. Doch ihre Zahl schwindet zusehends. Vor allem viele der etwa 90.000 Sportvereine stehen vor existenziellen Problemen: Mittlerweise hat jeder siebte bis achte Probleme mit den Finanzen oder dem Mitgliederschwund. Ein Grund dafür ist der hohe Aufwand, der mit der zeitintensiven Verwaltung zusammenhängt – Zeit, die den meisten Ehrenamtlichen nicht zur Verfügung steht. Die Folge: Der Datenbestand wird nur unzureichend gepflegt, die Listen der Mitglieder weisen Mängel auf, Beiträge werden nicht bezahlt, der Informationsfluss stockt. Um dies zu vermeiden, nutzen viele Kassenwarte inzwischen intelligente Verwaltungssysteme, mit denen sie die Daten übersichtlich und einheitlich erfassen, archivieren und automatisch aktualisieren lassen sowie die Zahlung der Beiträge unter Kontrolle halten können. Das spart auf Dauer nicht nur Zeit und Kosten ein, sondern verbessert auch die Bindung an den Verein.
„Eine der wichtigsten und zugleich schwierigsten Aufgaben ist es, dafür zu sorgen, dass die Kommunikation zwischen dem Vorstand und den Mitgliedern reibungslos funktioniert“, weiß Olaf-Matthias Jäkel. Der stellvertretende Vorsitzende des TSV Isernhagen ist in seinem Verein Mitgliederwart und damit unter anderem für deren Gewinnung, Betreuung und Verwaltung zuständig. Mehr als 1.500 Personen gehören zum TSV, die Hälfte von ihnen sind Jugendliche. Noch vor wenigen Jahren hatte der Verein mit finanziellen Problemen zu kämpfen, 2006 hatte er Schulden in Höhe von 135.000 und große Schwierigkeiten, aktive Ehrenamtliche zu finden.
Jäkel, der vor nunmehr fünf Jahren den Job des Kassenwarts und Mitgliederverwalters übernommen hat, investiert inzwischen einen Großteil seiner Freizeit in sein Ehrenamt, doch als Geschäftsführer eines Unternehmens ist diese von vorneherein schon sehr knapp bemessen. Die Verantwortung ist hoch, denn eine mangelnde Archivierung und Kontrolle der Daten kann zu Unmut der Mitglieder und zu sinkenden Einnahmen führen. „Der Aufwand, einen Verein zu verwalten, ist immens“, so Jäkel. „Doch wenn man die Daten nicht pflegt und die Korrespondenz nicht aufrecht erhält, riskiert man finanzielle Einbußen, was auf Dauer zu großen Schäden führen kann.“
Statt mehrere Listen parallel als Excel-Datei oder in Papierform zu führen und sich auf die termingerechten und korrekten Überweisungen seiner Mitglieder zu verlassen, hat der Vorstand des TSV Isernhagen beschlossen, die Verwaltung mithilfe einer digitalen Datenbank abzuwickeln. Dieses Programm wurde von der Firma KomServ auf die Vereinsarbeit spezialisiert und abgestimmt. „Im ersten Schritt haben wir maschinenlesbare Mitgliedsanträge in digitaler Form entworfen, damit sie leicht erfassbar und nachprüfbar sind“, berichtet Myriam Gonsior von KomServ.
Wichtiger Bestandteil dieser Überprüfung, die ebenfalls von den KomServ-Mitarbeitern übernommen werden kann, ist die Abgleichung und genaue Kontrolle aller wichtigen Informationen: Adressen, Telefonnummern, Bankleitzahlen, Geburtstage. „Nur, wenn diese Daten auch stimmen, können die Mitglieder immer mit den aktuellen Nachrichten versorgt werden“, so Gonsior. Anschließend werden die Mitgliedsausweise sowie Begrüßungsschreiben verschickt, danach werden alle Daten archiviert. Die meisten erhalten ihre Vereinsmitteilungen inzwischen per E-Mail, was erheblich Porto einspart. Aber auch Briefe werden nicht mehr als unzustellbar zurückgesandt und Kosten wegen falscher Abbuchungen können vermieden werden.
Das von KomServ entwickelte Verwaltungssystem beruht auf Modulen, die je nach Bedarf des jeweiligen Vereins miteinander kombiniert und durch Serviceleistungen ergänzt werden können. Dazu gehören neben Datenbankmanagement und -pflege etwa auch die Bankstornobearbeitung, Mitgliederkorrespondenz, Nachbearbeitung nicht zugestellter Post, Reaktivierung ausgeschiedener Mitglieder und Förderer sowie die Abwicklung von Beitragserhöhungen. Die Datenbank lässt sich nach den eigenen Vorstellungen gestalten und Bereiche davon für die Öffentlichkeit online zugänglich machen. So können etwa Profile und Tabellen angelegt sowie Bildergalerien und Kalender erstellt werden, um den Informationsfluss innerhalb des Vereins zu optimieren.
Bei Bedarf kann man außerdem eine Hotline und einen Mailingservice einrichten lassen, über den Serienbriefe oder Mitgliedszeitschriften versandt werden. Auch bei der Pressearbeit unterstützt KomServ die Vereine. Zudem ist es für einen einfacheren Austausch der Mitglieder möglich, zur Bildung einer Online-Community eine Internetplattform einrichten zu lassen. Die Daten liegen auf einem externen Server, der sich in einem geschützten Rechenzentrum befindet. Auf diese Weise können die Zuständigen im Bedarfsfall von jedem PC aus via Internet die Daten einsehen und bearbeiten. Gleichzeitig sind die Informationen vor dem Zugriff Unberechtigter gesichert.
„Unsere Mitglieder sind seitdem weitaus zufriedener, weil sie immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Beschwerden wegen falscher Zustellungen oder Abbuchungen gibt es im Gegensatz zu früher nicht mehr“, hat Jäkel festgestellt. 70 000 Euro an Schulden konnte der TSV durch seine effizientere Vereinsführung allein in den vergangenen drei Jahren tilgen. Für den Verwalter selbst bedeutet die zentrale Erfassung auch mehr Transparenz und Übersicht: Alle wichtigen Daten sind auf einem Blick einsehbar, alle Beteiligten greifen auf denselben Bestand zu, der laufend aktualisiert und täglich automatisch zusammengefasst wird. Die Verantwortlichen erhalten eine genaue Übersicht über das Zahlungsverhalten der Mitglieder. Bestandsstrukturen, Statistiken und Rechnungen können somit besonders schnell erstellt werden.
Quelle: KomServ GmbH