Begrüßungsschreiben, Einladungen, Ankündigungen, Protokolle, Newsletter: Um seine Mitglieder umfassend über Aktuelles auf dem Laufenden zu halten, müssen Vereine, Verbände und Organisationen regelmäßig informieren. Ein immenser Aufwand nicht nur im Hinblick auf Kosten und Arbeitszeit; auch der Papierverbrauch für Druckerzeugnisse und Versandmaterialalien ist erheblich. Dabei ist die Ökobilanz für die Papierherstellung denkbar schlecht.
Für eine Umstellung auf den digitalen Versand von Informationsmaterialien braucht es etwas Zeit und Überzeugungskraft. „Aber letztlich gewinnen alle“, fasst Martin Gietzold, Geschäftsführer der KomServ GmbH, knapp zusammen. Die ersten von der KomServ betreuten Vereine haben jetzt die 90 Prozenthürde genommen: 9 von 10 Mitgliedern stimmten einer Umstellung auf digitale Mitgliederkommunikation zu.
Digitalisierung der Mitgliederkommunikation spart Umweltressourcen
Vereinsmitglieder reagieren positiv
Umstellung in rund 90 Prozent realisiert
Papierlose Kommunikation senkt Vereinskosten
Deutschland ist im Pro-Kopf-Verbrauch an Papier, Pappe und Karton trauriger Spitzenreiter aller Industrie- und Schwellenländer. 241 Kilogramm entfallen jährlich auf jeden Bundesbürger. Die Hölzer für die Papierherstellung stammen ebenso aus Europa wie aus dem brasilianischen Regenwald. Weitere Zutaten für unser Papier sind Wasser, Energie und Chemikalien, die die Umwelt ebenso belasten, wie die CO2- Emissionen, die bei der Herstellung entstehen.
Trotz aller Appelle von Umweltschützern für Einsparungen von Papier hat sich der Pro-Kopf-Verbrauch seit 1991 mehr als verdreifacht.
„Als Unternehmen für Mitgliederverwaltung betreuen wir viele tausend Mitglieder unserer Kunden. Wie viel Kilo Papier wöchentlich noch vor wenigen Jahren unser Büro verbrauchte, um die Verbindung zwischen Organisation und Mitglied herzustellen und zu halten, ist unvorstellbar – und aus Umweltgesichtspunkten schwer zu vertreten. Deshalb haben wir in Absprache mit den Vereinen begonnen, die Mitglieder persönlich darauf hinzuweisen, dass auch der digitale und umweltfreundliche Kommunikationsweg gegangen werden kann“, so Martin Gietzold von der KomServ GmbH.
Der Erfolg dieser Maßnahme ist groß, die Vereinsmitglieder reagierten zumeist sehr positiv.
Inzwischen werden fast 90 Prozent aller Vereinsschreiben per Email-Anhang verschickt – abgesehen von einer besseren Ökobilanz senkt diese Maßnahme auch die Vereinsausgaben, weil keine Papier-, Druck- und Portokosten entstehen und der Zeitaufwand minimiert wird.
Die Beratung bezüglich einer umweltfreundlichen Vereinsverwaltung und die Umsetzung auf Digitalisierung der Mitgliederkommunikation von Vereinen und Verbänden zählt zum Leistungsspektrum der KomServ GmbH.
Die KomServ GmbH in Burgwedel bei Hannover ist auf die Mitgliederverwaltung von Vereinen und Verbänden spezialisiert. Das Expertenteam übernimmt die Kommunikation und Verwaltungsprozesse von Organisationen jeder Größe.

Quelle: KomServ GmbH